Flyttguiden – ska ditt företag röra på sig?

Funderar ni på att byta lokal? I dag inser de flesta vikten av en attraktiv arbetsplats för att både behålla och attrahera ny personal. En flytt ger er en unik chans att stärka varumärket såväl internt som externt. Passa på att städa, rensa, effektivisera och att anpassa den nya lokalen och interiören för att stimulera trivsel och prestation.

För att flytten ska gå så smidigt som möjligt krävs planering. För att planeringen ska bli bra krävs struktur. I processen är samordning och kommunikation nyckeln till framgång. Vi får inte glömma att det förutom företaget också är människor som flyttar och vi vet att alla reagerar olika på förändring. Har ni funderat på budget för ny inredning? Kanske än viktigare, har ni funderat på hur ni kan återanvända er befintliga inredning?

Låt oss hjälpa er, på riktigt. Hur många skriver inte på ett hyreskontrakt utan att läsa det finstilta? Har ni kollat att det finns besticklådor i köket? Hyr ni i befintligt skick? Vad händer om ni vill måla om, flytta en vägg eller förändra belysningen? Ingår solavskärmning? Om ni redan undertecknat kontraktet blir ofta alla önskemål därefter tilläggskostnader.

Se till att börja i god tid. Gör en tidplan och stäm av löpande att alla delprojekt ligger i fas enligt planen. Gör en budget för flytten.

Genom att anlita en extern projektledare kan ni lättare behålla fokus på er kärnverksamhet, utan att tappa produktivitet. Eftersom vi jobbar med människor så vet vi att alla reagerar olika på förändringar. Kom ihåg att inflytande och delaktighet skapar en frisk arbetsplats.

Passa på att städa och rensa ut så att ni inte flyttar saker i onödan. Ibland kan en kväll eller helg utanför ordinarie arbetstid göra oerhört stor skillnad. Varför inte belöna er med en afterwork. Skapa ett flyttschema där medarbetarna kan följa processen och olika uppgifter kan fördelas. Hjälps åt och ta vara på chansen att stärka teamkänslan.

Genom att återanvända befintliga möbler sparar ni både på miljön och plånboken. Ett höj- och sänkbart skrivbord kan få nytt liv med hjälp av en ny bordsskiva. Klädda möbler kan kläs om, vilket minskar klimatpåverkan.

Tänk på att leveranstiden på inredning kan vara längre, framförallt vid sommarmånaderna när fabrikerna stänger. Europeiska fabriker stänger senare och har ni otur påverkar både återförsäljarnas och producenternas semesterstängningar er leverans.

Har ni gröna växter på kontoret? Växter skapar inte enbart en mer trivsam miljö, de renar och rensar luften från giftiga kemikalier. De återfuktar luften och skapar syre som gör det lättare att andas. Enligt vetenskapliga studier leder detta till förbättrad hälsa, ökad kreativitet och inlärningsförmåga. Vissa växter är bättre än andra, såsom fredskalla, guldpalm och guldranka.

Kom ihåg att adressändra och uppdatera tryckt material som visitkort, kuvert, mm. Har ni beställt ny logo och ordnat med frostning av glaspartier?

Det är nu dags att göra en körplan för inflyttningsdagen, kom ihåg att planera invigningen och att uppdatera alla era sociala medier.

CHECKLISTA

• Granska hyreskontraktet
• Kontakta en projektledare
• Utse en flyttansvarig
• Gör en budget
• Gör en tidplan
• Informera anställda
• Inventera befintlig inredning, identifiera vad som kan återanvändas
• Ta fram ett inredningsförslag
• Konkurrensutsätt inredningen
• Beställ inredning
• Uppdatera försäkringar
• Förnya avtal på kaffemaskiner, kopiatorer, städning och växter
• Se över telefoni och IT
• Anlita en flyttfirma
• Uppdatera tryckt material
• Beställ logo och frostning av glaspartier
• Informera kunder
• Planera invigningen